Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

beevolu GbR
Bleicher-Walk-Straße 1
89077 Ulm
vertreten durch Julia Fokt und Volkan Uygun
E-Mail: support@beevolu.de
Telefon: 0176 61022140

Ansprechpartnerin für den Datenschutz: Julia Fokt, julia.fokt@beevolu.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Hosting

Unsere Website und unser Dienst werden bei folgendem Anbieter gehostet, dessen Server sich in Deutschland befinden:

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Nutzer:innen und im Interesse einer sicheren, schnellen und stabilen Bereitstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Geräts: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem sowie Referrer-URL.

Diese Daten werden in Logfiles gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Die Logfiles werden nach 7 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail (support@beevolu.de) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt sowie ggf. das gewählte Anliegen), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (sofern auf einen Vertrag gerichtet) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Nutzerkonto und Bereitstellung der beevolu-Plattform

Zur Nutzung der beevolu-Plattform legen Einrichtungen (z. B. Jugendzentren, Vereine, Träger) Organisationen, Administrator:innen und Mitglieder an. Dabei verarbeiten wir je nach Tarif und Funktion insbesondere:

• Stamm- und Kontodaten: Name der Einrichtung, Namen und E-Mail-Adressen der Administrator:innen, Tarif- und Vertragsdaten
• Zugangsdaten der Teilnehmenden: Anmeldung per E-Mail-Adresse, Chipkartenleser-Kennung (RFID) oder QR-Code
• Nutzungs- und Aktivitätsdaten: zugewiesene und erledigte Aufgaben, vergebene und eingelöste Punkte, Level, Abzeichen, Ehrentafel-Platzierungen, Anwesenheiten
• Inhalte: Aufgabenbeschreibungen, optionale Foto-Nachweise, Kommentare/Feedback, Gruppen-Chat-Nachrichten, Einträge im Belohnungs-Shop
• Auswertungen: Statistiken im Admin-Dashboard zu Aktivität und Aufgaben

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung des Dienstes ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – soweit wir im Auftrag einer Einrichtung tätig werden – die unter Ziffer 7 beschriebene Auftragsverarbeitung. Die Daten werden für die Dauer der Nutzung und anschließend entsprechend den vereinbarten bzw. gesetzlichen Fristen gespeichert und danach gelöscht.

7. Auftragsverarbeitung im Verhältnis zu den Einrichtungen (Art. 28 DSGVO)

Soweit Einrichtungen beevolu nutzen, um personenbezogene Daten ihrer Mitglieder (insbesondere von Kindern und Jugendlichen) zu verarbeiten, ist in der Regel die jeweilige Einrichtung der/die datenschutzrechtlich Verantwortliche und beevolu handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein mit jeder Einrichtung geschlossener Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). Für diese Daten gelten vorrangig die Datenschutzhinweise der jeweiligen Einrichtung; Betroffene wenden sich mit ihren Rechten zunächst an diese.

8. Verarbeitung von Daten Minderjähriger

Unser Dienst richtet sich an Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit; dabei werden Daten von Minderjährigen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag und in der Verantwortung der jeweiligen Einrichtung. Für die Einholung der erforderlichen Einwilligungen – insbesondere der nach Art. 8 DSGVO erforderlichen Zustimmung der Erziehungsberechtigten – sowie für eine kindgerechte Information der Betroffenen ist die Einrichtung verantwortlich. Wir unterstützen die Einrichtungen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. kindgerechte Datenschutzhinweise, Verhaltenskodex, niederschwellige Meldewege) und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Einrichtung.

9. Newsletter und Founding-Member-Eintragung

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder sich als Founding Member eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere von Ihnen angegebene Daten (z. B. Name, Einrichtung), um Ihnen Informationen zu beevolu zuzusenden. Der Versand erfolgt durch uns selbst.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zur Bestätigung Ihrer Anmeldung verwenden wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung senden wir Ihnen eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen und Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder E-Mail, über das Abmeldeformular auf unserer Kontaktseite oder per Nachricht an support@beevolu.de.

Zum Nachweis der erteilten Einwilligung speichern wir neben E-Mail-Adresse und Name den Zeitpunkt der Anmeldung sowie die IP-Adresse des anmeldenden Geräts. Diese Daten dienen ausschließlich der Dokumentation der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und werden nicht für andere Zwecke verwendet. Nach einem Widerruf werden Ihre Daten als abgemeldet markiert und nicht mehr für Versandzwecke genutzt; die Einwilligungsdokumentation wird für die gesetzlich vorgesehene Dauer aufbewahrt.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet:

• IONOS SE – Hosting/Betrieb (Server in Deutschland)

11. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet durch uns nicht statt.

12. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Profile in den sozialen Netzwerken LinkedIn und Instagram. Beim Besuch dieser Profile gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter; auf deren Datenverarbeitung – die auch außerhalb der EU stattfinden kann – haben wir nur begrenzten Einfluss. Links auf unsere Profile lösen erst beim aktiven Anklicken eine Datenübertragung an den jeweiligen Anbieter aus.

• LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company
• Instagram: Meta Platforms Ireland Limited

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an support@beevolu.de. Betrifft die Verarbeitung Daten, die wir im Auftrag einer Einrichtung verarbeiten, leiten wir Ihr Anliegen an die verantwortliche Einrichtung weiter bzw. verweisen Sie an diese.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

15. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen (u. a. verschlüsselte Übertragung via TLS, Zugriffs- und Rollenkonzepte). Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.